Eigentümerversammlung online

Das Thema Eigentümerversammlung online bezieht sich auf die Möglichkeit, Eigentümerversammlungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft digital abzuhalten, d.h. über das Internet und ohne physische Anwesenheit der Eigentümer an einem Versammlungsort. Diese digitale Form der Versammlung hat durch die fortschreitende Digitalisierung und insbesondere durch die COVID-19-Pandemie an Bedeutung gewonnen. In Deutschland wurde die Möglichkeit, eine Eigentümerversammlung online abzuhalten, durch die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) im Jahr 2020 rechtlich verankert.

Rechtliche Grundlagen

• Deutschland: Die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) im Jahr 2020 hat das Führen von Online-Eigentümerversammlungen explizit ermöglicht. Vor der Reform war dies rechtlich umstritten, da das Gesetz eine physische Versammlung implizierte. Die rechtliche Basis findet sich nun in § 23 Abs. 1 WEG, der die Durchführung einer Eigentümerversammlung auch als Online-Versammlung erlaubt, sofern dies in der Gemeinschaftsordnung geregelt oder von der Eigentümerversammlung beschlossen wurde.
• Österreich: Das Thema Eigentümerversammlung online wurde mit der WEG Novelle 2022 umgesetzt. Entsprechend § 25 (2a) WEG Österreich sind seitdem Videokonferenzen im Rahmen einer Eigentümerversammlung explizit erlaubt.

Vorteile der Online-Eigentümerversammlung

1. Zeitersparnis: Eigentümer müssen nicht physisch an einem Ort zusammenkommen, was insbesondere für WEGs mit Eigentümern an verschiedenen Wohnorten praktisch ist.
   Höhere Teilnahmequote: Durch die Möglichkeit, von zu Hause oder einem anderen Ort teilzunehmen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass mehr Eigentümer an der Versammlung teilnehmen.
2. Flexibilität: Online-Versammlungen bieten mehr Flexibilität in Bezug auf Zeit und Ort und erleichtern es, auch kurzfristige Versammlungen durchzuführen.
3. Kostensenkung: Es entfallen Kosten für Mietsäle, Bewirtung oder Reiseaufwendungen der Eigentümer.

Technische Anforderungen und Durchführung

Eine Online-Eigentümerversammlung muss technisch so ausgestaltet sein, dass sie den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Versammlung entspricht. Hier einige wichtige Punkte zur technischen Durchführung:

Plattformen und Tools

Die Versammlung kann über gängige Video- und Konferenztools wie Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting oder spezielle WEG-Verwaltungssoftware abgehalten werden. Es ist wichtig, dass die Plattform stabil, datensicher und benutzerfreundlich ist, damit alle Teilnehmer problemlos teilnehmen können. Der Nachteil der gängigen Videokonferenzplattformen ist aber, dass diese nicht für Eigentümerversammlungen optimiert sind. Deswegen ist es besser, ein speziell für das Thema Eigentümerversammlung online erstelltes Tool zu verwenden.

Sicherstellung der Teilnahme

Alle Eigentümer müssen Zugang zur Versammlung erhalten. Dies kann durch die Zusendung eines Einladungslinks erfolgen. Die Identität der Teilnehmer muss vor Beginn der Versammlung geprüft werden, um sicherzustellen, dass nur stimmberechtigte Eigentümer teilnehmen. Dies kann durch einen Login-Prozess oder eine Bestätigung per Video geschehen.

Moderation und Ablauf

Der Verwalter oder Versammlungsleiter moderiert die Online-Versammlung, wie auch bei einer Präsenzveranstaltung.
Es ist sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer während der Versammlung die Möglichkeit hat, sich zu Wort zu melden und abzustimmen.
Störungen oder technische Ausfälle müssen minimiert und schnell behoben werden können, damit die Versammlung ordnungsgemäß ablaufen kann.

Stimmabgabe

Die Stimmabgabe erfolgt bei einer Online-Eigentümerversammlung entweder digital über die jeweilige Plattform (z.B. durch Klick auf "Ja" oder "Nein" in einer Abstimmungsfunktion) oder durch die Abgabe der Stimme per eMail oder Chat.
Es ist entscheidend, dass die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Stimmabgabe gewahrt bleibt und die Ergebnisse korrekt protokolliert werden.

Beschlussfähigkeit und Stimmrecht

Die allgemeinen Vorschriften über die Beschlussfähigkeit gelten auch bei einer Online-Versammlung. Das bedeutet, dass auch bei der virtuellen Versammlung sichergestellt werden muss, dass die Eigentümerversammlung beschlussfähig ist, was üblicherweise bedeutet, dass mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile anwesend oder vertreten ist.

Auch das Stimmrecht der Eigentümer bleibt unverändert. Je nach Regelung der Gemeinschaftsordnung gilt das Kopfprinzip, Wertprinzip oder Objektprinzip. Die Stimmen der Teilnehmer müssen korrekt gezählt und dokumentiert werden.

Einhaltung von Fristen und Formalien

Auch für Online-Eigentümerversammlungen gelten die üblichen Fristen für die Einladung zur Versammlung und die Vorlage der Tagesordnungspunkte:

Die Einladung muss rechtzeitig und in der geforderten Form (meist schriftlich oder per E-Mail) erfolgen. Die Einladung muss zudem die Zugangsdaten und technische Hinweise für die Teilnahme an der Online-Versammlung enthalten.
Es muss sichergestellt werden, dass alle Eigentümer die technischen Voraussetzungen erfüllen können, um an der Versammlung teilzunehmen.

Dokumentation und Protokollierung

Die Beschlüsse einer Online-Eigentümerversammlung müssen, wie bei einer physischen Versammlung, im Beschlussbuch festgehalten werden. Zusätzlich sollte auch die technische Durchführung der Versammlung dokumentiert werden, z.B. durch:

Teilnehmerliste: Wer hat an der Versammlung teilgenommen?
Beschlussprotokoll: Welche Beschlüsse wurden gefasst und wie wurde abgestimmt?
Optional: Aufzeichnung der Versammlung: In manchen Fällen kann es hilfreich sein, die Versammlung zur späteren Einsicht aufzuzeichnen. Hierbei müssen jedoch die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beachtet werden, insbesondere die Zustimmung der Teilnehmer.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Ein wichtiger Aspekt bei der Durchführung einer Online-Eigentümerversammlung ist die Datensicherheit und der Schutz der Privatsphäre der Teilnehmer. Die verwendete Software muss den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen, insbesondere:

Verschlüsselte Kommunikation: Die Übertragung der Daten und Kommunikation muss verschlüsselt sein, um Missbrauch zu verhindern.
Speicherung personenbezogener Daten: Es darf nur die minimale Menge an Daten erhoben und gespeichert werden, die für die Durchführung der Versammlung erforderlich ist. Die Daten dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden.

Probleme und Herausforderungen

Obwohl Online-Eigentümerversammlungen viele Vorteile bieten, gibt es auch einige Herausforderungen:

• Technische Barrieren: Nicht alle Eigentümer sind mit der Nutzung von Videokonferenz-Tools vertraut oder haben den technischen Zugang, was die Teilnahme erschweren kann.
• Rechtsunsicherheiten: Bei technischen Ausfällen oder Abstimmungsproblemen könnte es zu Unsicherheiten bei der Beschlussfassung kommen, was im Streitfall rechtlich problematisch werden könnte.
• Datenschutz: Es muss besonders darauf geachtet werden, dass die persönlichen Daten der Eigentümer geschützt werden. Fehlende Sicherheitsvorkehrungen könnten zu Datenschutzverletzungen führen.