Die Beschlusssammlung - auch Beschlussbuch genannt - ist eine unverzichtbare Dokumentensammlung für die ordnungsgemäße Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Es dient als Nachweis der gefassten Beschlüsse und ist im Streitfall oft von entscheidender Bedeutung. Eine korrekte und vollständige Führung ist daher essenziell, um rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden und Transparenz in der Gemeinschaft zu gewährleisten.

Rechtliche Grundlage

• Deutschland: Die Führung einer Beschluss-Sammlung / eines Beschlussbuchs ist im § 24 Abs. 7 WEG Deutschland vorgeschrieben. Diese Vorschrift besagt, dass die Beschlüsse der Eigentümerversammlung als Niederschrift festgehalten werden müssen. Die Beschluss-Sammlung dient dabei als Nachweis der ordnungsgemäßen Beschlussfassung und ist für spätere Überprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten von großer Bedeutung.
• Österreich: In Österreich ist keine Beschlusssammlung im WEG vorgesehen. Es schadet aber nicht, diese als Service-Dienstleistung für Eigentümer zusätzlich zum Protokollarchiv zu führen.

Inhalt der Beschlusssammlung

In der Beschlusssammlung müssen alle wesentlichen Angaben zu den gefassten Beschlüssen aufgeführt werden. Dazu gehören:

• Datum der Eigentümerversammlung: Wann wurde der Beschluss gefasst?
• Ort der Versammlung: Wo fand die Versammlung statt?
• Beschlüsse im Detail: Die exakten Formulierungen der gefassten Beschlüsse. Wichtig ist dabei die Klarheit und Eindeutigkeit der Beschlüsse, um spätere Missverständnisse oder Anfechtungen zu vermeiden.
• Stimmergebnis: Wie haben die Eigentümer abgestimmt? Es muss festgehalten werden, ob der Beschluss einstimmig oder mit einer Mehrheit gefasst wurde, sowie die genaue Anzahl der Stimmen für und gegen den Beschluss und Enthaltungen.

Führung und Aufbewahrung der Beschlusssammlung

Die Beschlusssammlung muss ordentlich und lückenlos geführt werden, oft übernimmt dies der Verwalter der WEG. Es kann in Papierform oder elektronisch geführt werden, wobei eine nachträgliche Änderung der Einträge ausgeschlossen sein muss.
Es ist wichtig, dass die Beschlusssammlung dauerhaft aufbewahrt wird, da die darin enthaltenen Beschlüsse auch noch Jahre später relevant sein können, z.B. bei der Anfechtung von Beschlüssen oder für neue Eigentümer, die sich über den Stand der gefassten Beschlüsse informieren wollen.

Bedeutung und Konsequenzen bei fehlendem Beschlussbuch

Die Beschlusssammlung hat eine erhebliche rechtliche Bedeutung. Fehlt es oder wird es nicht korrekt geführt, kann das zu folgenden Problemen führen:

Anfechtbarkeit von Beschlüssen

Eigentümer können Beschlüsse anfechten, wenn Unklarheiten bei der Beschlussfassung bestehen oder der Beschluss nicht ordnungsgemäß im Beschlussbuch eingetragen wurde.

Rechtsunsicherheit

Fehlen wesentliche Angaben oder wurde die Beschlusssammlung nicht geführt, kann dies im Falle von Unstimmigkeiten oder rechtlichen Auseinandersetzungen zu Unsicherheit führen, ob bestimmte Beschlüsse tatsächlich gefasst wurden.

Einsichtsrecht der Eigentümer

Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht auf Einsicht in das Beschlusssammlung. Das bedeutet, dass er jederzeit Zugriff auf die Beschlüsse haben muss, um sich über die gefassten Entscheidungen zu informieren. Dies ist insbesondere bei Verkauf oder Erwerb von Eigentum wichtig, um sicherzustellen, dass der neue Eigentümer Kenntnis über eventuell relevante Beschlüsse hat, z.B. über Sanierungsmaßnahmen oder Hausgeldanpassungen.

Elektronische Führung des Beschlusssammlung

Mit der zunehmenden Digitalisierung wird auch die elektronische Führung der Beschlusssammlung immer häufiger. Hierbei ist jedoch sicherzustellen, dass die Beschlüsse unveränderbar und manipulationssicher gespeichert werden. Elektronische Systeme müssen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen bieten, um die Integrität des Beschlussbuchs zu gewährleisten.