Die Eigentümerversammlung (ETV) fungiert als zentrales Entscheidungsorgan der Eigentümergemeinschaft. Hier treffen die Wohnungseigentümer wichtige Beschlüsse zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums.

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) bildet die rechtliche Grundlage. Insbesondere § 24 WEG in Deutschland bzw. § 25 WEG in Österreich regeln viele wichtige formelle Aspekte der ETV, die in den folgenden Kapiteln detailliert erläutert werden.

In der ETV entscheiden die Eigentümer über diverse Angelegenheiten: Bestellung und Abberufung des Verwalters, Genehmigung der Jahresabrechnung, Festlegung des Wirtschaftsplans, Erhebung von Sonderumlagen, Entlastung des Verwalters, Wahl des Verwaltungsbeirats (Deutschland) oder der Hausvertrauensperson (Österreich), Durchführung baulicher Maßnahmen und weitere relevante Themen.

Wohnungseigentümerversammlungen sind nicht öffentlich zugänglich. Grundsätzlich dürfen nur Mitglieder der jeweiligen Eigentümergemeinschaft teilnehmen. Eingeladen werden vom Verwalter alle Eigentümer sowie bei Bedarf weitere Personen (z.B. Nachlassverwalter, Insolvenzverwalter, Architekten für geplante Baumaßnahmen, Energieberater). Abwesende Wohnungseigentümer können eine Vollmacht erteilen, um ihre Stimme bei Abstimmungen zu sichern - siehe weiter unten.

Wann kann eine Eigentümerversammlung stattfinden?

Üblicherweise wird eine Wohnungseigentümerversammlung vom Verwalter an Werktagen zwischen 17 und 19 Uhr angesetzt. Feiertage und Ferienzeiten sind zu vermeiden. Natürlich kann jeder Termin vereinbart werden, der allen Teilnehmern passt.

Im Zuge der allgemeinen Diskussion über digitale Eigentümerversammlungen wurde auch die Möglichkeit erwogen, ETVs tagsüber - etwa in der Mittagspause - abzuhalten, sofern alle Beteiligten per Videokonferenz teilnehmen können und dem Zeitpunkt zustimmen.

Wie lange dauert eine Eigentümerversammlung normalerweise?

Eigentümerversammlungen erstrecken sich meist über 1 bis 2 Stunden. Bei komplexeren Themen kann sich die Dauer jedoch verlängern.

Einladung zur Eigentümerversammlung

Deutschland: Der Verwalter muss mindestens einmal jährlich eine ETV einberufen. Die Einberufung muss 3 Wochen vor der Versammlung erfolgen. Diese Frist wurde durch die WEG-Reform verlängert; zuvor betrug sie 2 Wochen. Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann jederzeit einberufen werden, wenn mehr als 25 % der Wohnungseigentümer dies fordern.

Österreich: Eigentümerversammlungen müssen mindestens alle zwei Jahre einberufen werden, es sei denn, die Eigentümergemeinschaft beschließt mit Zweidrittelmehrheit abweichende Zeiträume. Die Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung muss mindestens 14 Tage im Voraus erfolgen.

Wenn Wohnungseigentümer eine Versammlung abseits des regulären Termins wünschen, müssen mindestens drei von ihnen, die zusammen mindestens 25 % der Anteile besitzen, den Verwalter schriftlich mit einer Begründung dazu auffordern.

Bei der Einladung sind einige wichtige Punkte zu beachten. Formfehler können zu ungültigen Beschlüssen führen. Achten Sie daher stets auf folgende Aspekte:

Die Tagesordnung listet alle zu besprechenden Themen auf, einschließlich Beschlussvorlagen. Nur über klar benannte Punkte darf abgestimmt werden. Andernfalls sind Beschlüsse anfechtbar.

• Die Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung muss in Textform erfolgen (z.B. per E-Mail oder Brief) und folgendes zumindest beinhalten:
• Name und Adresse des Eigentümers
• Name und Adresse der Hausverwaltung
• Genaue Bezeichnung der Eigentümergemeinschaft mit Adresse
• Versammlungsort (Name und Adresse)
• Datum und Uhrzeit
• Tagesordnung

Eine Teilnahmepflicht besteht nicht. Bei Verhinderung können Sie einen Bevollmächtigten entsenden. Dafür erteilen Sie einer Person, oft einem Familienmitglied, eine schriftliche Vollmacht.

 

Was wird in der Eigentümerversammlung besprochen?

In Eigentümerversammlungen kommen die Punkte zur Sprache, die in der Einladung zur ETV aufgelistet worden sind. Dies sind Themen und Massnahmen, die die Liegenschaft und deren Eigentümer betreffen.

In Österreich unterscheidet man zwischen Massnahmen der ordentlichen sowie außerordentlichen Verwaltung. Unter ordentliche Verwaltung versteht man alle Aktivitäten, die die Hausverwaltung regelmäßig durchführen muss:

• Abschluss von Versicherungen für die Liegenschaft
• Rücklage bilden und verwalten
• Organisation des Energieausweises für die Liegenschaft
• Organisation von Erhaltungs- und Instandhaltungsarbeiten
• Behebung kleinerer Schäden, Organisation und Überwachung der benötigten Handwerker, etc.

Die außerordentliche Verwaltung umfasst Dinge, die über die ordentliche Verwaltung hinausgehen:

• Größere Verbesserungen an der Liegenschaft
• Größere, notwendige Renovierungs- und Instandsetzungsarbeiten, etc.

Wie läuft eine Wohnungseigentümerversammlung ab?

Nach fristgerechter Einladung aller Wohnungseigentümer durch den Verwalter läuft eine Wohnungseigentümerversammlung wie folgt ab:

• Anwesenheit und Teilnahmeberechtigung prüfen: Zunächst treffen sich alle Eigentümer am vereinbarten Ort. Der Versammlungsleiter (Verwalter oder Verwaltungsbeirat) überprüft die Teilnahmeberechtigung und die Gültigkeit der Vollmachten für verhinderte Eigentümer.
• Versammlung eröffnen: Sind alle Anwesenden teilnahmeberechtigt und vollständig, erklärt der Versammlungsleiter die Eigentümerversammlung offiziell für eröffnet.
• Versammlungsleitung gemäß Agenda: Der Vorsitzende führt durch die Versammlung anhand der Tagesordnung. Eigentümer können nun Stellung beziehen und mitdiskutieren. Beiträge, Fragen und Anregungen zu den Punkten und Vorschlägen sind ausdrücklich erwünscht.
• Abstimmung und Ergebnisverkündung: Der Leiter lässt über die eingereichten Anträge abstimmen. Die Resultate werden umgehend bekannt gegeben und Beschlüsse gefasst.
• Versammlungsende und Protokollierung: Nach der Abstimmung stehen die Ergebnisse fest. Gibt es keine weiteren, zu besprechenden Punkte, wird die Versammlung offiziell beendet. Der Versammlungsleiter erstellt ein Protokoll und trägt (in Deutschland) alle Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung ein. Eine gesonderte Beschluss-Sammlung ist in Österreich nicht erforderlich.

Digitale Teilnahme an der Eigentümerversammlung

Deutschland: Die WEG-Reform 2020 ermöglicht die rein elektronische Teilnahme an Versammlungen, sofern mit 75 %-Mehrheit durch die Eigentümergemeinschaft beschlossen. Ansonsten muss die Präsenz-Option bestehen bleiben, d.h., hybride ETVs, bei denen Eigentümer teils in Präsenz, und teils per Videokonferenz teilnehmen, sind immer möglich.
Im Juli 2024 beschloss der Bundestag, rein virtuelle Versammlungen zu erlauben. Ab Herbst 2024 sind unter bestimmten Bedingungen Online-Versammlungen zulässig.

Österreich: Die WEG-Novelle 2022 brachte weitreichende Änderungen: Videokonferenzen für ETVs sind nun erlaubt. Abstimmungen können auch außerhalb von Präsenzversammlungen durchgeführt werden.

Digitale Eigentümerversammlung Voraussetzung

Rechtliche Voraussetzungen

• DSGVO-Konformität: Die verwendete Software muss den Datenschutzbestimmungen entsprechen, wobei die Server in der EU gehostet sein sollten.
• Eindeutige Identifizierung: Teilnehmer müssen eindeutig verifiziert werden, beispielsweise durch eine ID und ein Passwort.

• Beschlussfassung: Abstimmungen müssen rechtssicher und transparent ablaufen, sodass alle Stimmen korrekt erfasst werden.

Technische Voraussetzungen

• Technische Ausstattung: Internetzugang sowie Geräte mit Mikrofon, Lautsprecher und eine Kamera sind notwendig.
• Plattformwahl: Einfach bedienbare, webbasierte Lösungen ohne App-Installation wie vBeschluss erleichtern die Teilnahme für technisch weniger versierte Eigentümer.

Digitale Versammlungen bieten Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis, höhere Flexibilität und breitere Teilnahme. Tools wie vBeschluss von prop.ID unterstützen die Durchführung solcher Versammlungen, indem sie alle Prozesse von der Einladung bis zur Protokollierung digital abwickeln.

Beschlüsse bei einer Eigentümerversammlung

Bei der Eigentümerversammlung treffen Wohnungseigentümer wichtige Entscheidungen zu den Wohneinheiten und Gemeinschaftsflächen wie Gärten, Flure oder Dachböden. Es werden Themen wie Instandhaltung, Renovierung, Hausordnung und bauliche Änderungen besprochen. Beispiele für einen möglichen Beschluss sind:

• Jahresabrechnung des Vorjahres
• Wirtschaftsplan für das kommende Jahr
• Wahl oder Abwahl eines Hausverwalters
• Baumaßnahmen und Sanierungen
• Anpassung der Hausordnung

Wann ist eine Eigentümerversammlung beschlussfähig?

Deutschland: Seit der WEG-Reform 2020 ist eine Eigentümerversammlung beschlussfähig, wenn mindestens ein stimmberechtigter Wohnungseigentümer anwesend ist. Zuvor war eine Vertretung von 50% der Miteigentumsanteile erforderlich.

Österreich: Die WEG-Novelle 2022 in Österreich legt fest, dass eine Eigentümerversammlung beschlussfähig ist, wenn mindestens ein Drittel der Gesamt-Miteigentumsanteile bei der Eigentümerversammlung anwesend sind. Vorher waren mehr als 50% nötig.

Für die Beschlussfähigkeit muss die Öffentlichkeit ausgeschlossen sein. Findet die Versammlung beispielsweise in einem Restaurant statt, dürfen Beschlüsse nur in einem separaten, nicht öffentlichen Raum gefasst werden. Wird trotz mangelnder Beschlussfähigkeit abgestimmt, kann der Beschluss angefochten werden. In der Praxis bedeutet dies jedoch nicht automatisch die Unwirksamkeit der Beschlüsse. Vielmehr prüft ein Gericht, ob die Verfahrensfehler das Abstimmungsergebnis beeinflusst haben. Nur, wenn dies verneint wird, bleibt der Beschluss bestehen.

Wie läuft die Abstimmung bei einer Eigentümerversammlung ab?

Für eine Beschlussfassung ist eine Abstimmung erforderlich! Je nach Thema gelten unterschiedliche Mehrheiten bei einer Eigentümerversammlung, die Wohnungseigentümer kennen sollten. Wir haben einen ausführlichen Artikel zu diesem Thema verfasst, den Sie hier finden: Beschlussfassung im WEG

Sind Beschlüsse einer Eigentümerversammlung anfechtbar? Fristen zur Beschluss-Anfechtung?

In Österreich gilt: Die Anfechtung eines Beschlusses ist aus folgenden Gründen möglich:

• formaler Mangel
• es fehlt die erforderliche Mehrheit
• es gab eine Gesetzwidrigkeit bei der Beschlussfassung

Wurde der Beschluss im Rahmen der ordentlichen Verwaltung getätigt, kann dieser einen Monat lang nach ordnungsgemäßer Aushängung des Beschlusses in der Liegenschaft angefochten werden. Im Fall einer Massnahme im Rahmen der außerordentlichen Verwaltung beträgt die Anfechtungsfrist drei Monate. Wurde der Beschluss nicht ordnungsgemäß ausgehängt, verlängert sich die Frist auf 6 Monate.

Was passiert im Falle einer Nicht-Teilnahme eines Eigentümers?

Es gibt keine Verpflichtung zur Teilnahme an einer Eigentümerversammlung. Es steht jedem Eigentümer frei, an der Versammlung teilzunehmen, oder auch nicht. Allerdings hat jeder Eigentümer die Möglichkeit, eine Vollmacht auszustellen und einen Vertreter in die ETV zu schicken, der dann im Sinne des vertretenen Eigentümers auch an Abstimmungen teilnehmen darf.

Nimmt ein Eigentümer nicht an einer ETV teil und schickt auch keinen Bevollmächtigten mit einer Vollmacht zur ETV, dann verzichtet der Eigentümer auf sein Stimmrecht und kann somit nicht aktiv an Entscheidungen teilnehmen.

Welche Informationen muss das Protokoll einer Eigentümerversammlung enthalten?

Für jede Eigentümerversammlung ist vom Verwalter ein Protokoll zu erstellen. Das Wohnungseigentumsgesetz legt die Formalitäten für die Protokollerstellung fest. Folgende Punkte gehören in die Niederschrift:

• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
• Bestätigung der ordnungsgemäßen Einladung
• Anwesenheitsliste und Miteigentumsanteile
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Tagesordnungspunkte mit kurzer Erläuterung und Argumenten
• Abstimmungsergebnisse
• In Deutschland: Der Versammlungsleiter (z.B. Hausverwalter oder interner Verwalter bei WEG-Selbstverwaltung) und ein Eigentümer müssen das Protokoll unterschreiben. Bei Existenz eines Verwaltungsbeirats verlangt das Gesetz auch dessen Unterschrift oder die seines Vertreters.
• In Deutschland: Gemäß § 24 Abs. 7 WEG ist eine Beschluss-Sammlung zu führen. Der Verwalter dokumentiert darin fortlaufend alle Beschlussergebnisse und muss den Eigentümern jederzeit Einsicht gewähren. Üblicherweise werden die Beschlüsse direkt nach der Versammlung eingetragen. Anschließend erhalten alle WEG-Mitglieder die aktualisierte Sammlung.