Die Vollmacht ist ein sogenanntes "einseitiges Rechtsgeschäft" und wird für diverse Lebenslagen benötigt. So auch im Bereich Wohnungseigentum: 

Wozu benötigt man eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung?

In Deutschland muss jede Wohnungseigentümergemeinschaft jährlich eine Eigentümerversammlung (ETV) abhalten (§ 24 Abs. 1 WEG Deutschland).

In Österreich findet diese alle zwei Jahre statt (§ 25 Abs. 1 WEG Österreich).

Bei diesen Treffen - üblicherweise geleitet von der Hausverwaltung - besprechen und entscheiden Wohnungseigentümer über wichtige Themen bezüglich der Immobilie. Durch Abstimmungen und Beschlüsse wird das Gemeinschaftseigentum verwaltet, Instandhaltungsmaßnahmen festgelegt und modernisiert.

Zu den Hauptpunkten einer ETV zählen beispielhaft:

• Genehmigung der Jahresabrechnungen und Entlastung des Verwalters
• Planung von Instandhaltungs- und Modernisierungsarbeiten samt Finanzierung
• Verabschiedung des Wirtschaftsplans für das kommende Jahr
• Anpassungen der Hausordnung
• Ernennung oder Kündigung der aktuellen Hausverwaltung
• Wahl oder Neuwahl des Beirats

Für Eigentümer ist die Teilnahme an diesen Versammlungen zwar nicht verpflichtend, dafür aber essenziell. Bei unvermeidbarer Abwesenheit kann eine Vollmacht helfen.

Hier erfahren Sie mehr zum Thema Vollmacht und zum Schluss des Artikels stellen wir eine PDF-Vorlage für die Vollmacht zur Wohnungseigentümerversammlung zur Verfügung:

Wer darf bevollmächtigt werden?

Für Deutschland gilt: Vor der Vollmachtserteilung sollten Eigentümer die Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung prüfen. Diese enthalten oft genaue Vorgaben zur Stimmrechtsvertretung und können die Vollmachtserteilung einschränken.

WEG-Versammlungen sind nicht öffentlich. Die Gemeinschaftsordnung legt meist fest, dass der Vertreter eines Eigentümers einer bestimmten Personengruppe angehören muss. Zu diesem berechtigten Kreis können folgende Personen zählen:

• Miteigentümer (z.B. Ehepartner mit Wohnungseigentum in der WEG)
• Der WEG-Verwalter
• Verwaltungsbeiratsmitglieder

Möchte ein Eigentümer seinem Ehepartner, der nicht als Eigentümer im Grundbuch eingetragen ist, eine Vollmacht erteilen, gilt dieser zunächst als "fremd". Vor der Bevollmächtigung muss in der Gemeinschaftsordnung geprüft werden, ob Nicht-Eigentümer zum berechtigten Personenkreis gehören.

Bei Entscheidungen wie der Abberufung eines Verwalters wegen wiederholten Fehlverhaltens sollte ein Eigentümer logischerweise nicht diesem Verwalter sein Stimmrecht per Vollmacht übertragen, sondern sich an einen Miteigentümer wenden.

Ist die Vertretung bei einer Eigentümerversammlung durch einen Anwalt erlaubt?

Die Bevollmächtigung eines Rechtsanwalts kann problematisch sein, wenn dieser gegen die Interessen eines anderen Wohnungseigentümers vorgeht. Das AG Schöneberg entschied am 17.03.2016 (Az. 771 C 64/ 15), dass in solchen Fällen der betroffene Eigentümer ebenfalls einen Anwalt hinzuziehen darf, um das Fairnessgebot wiederherzustellen. Eine einseitige anwaltliche Beratung würde gegen das gemeinschaftliche Rücksichtnahmegebot verstoßen.

Generell gilt: Nur vertrauenswürdige Personen sollten bevollmächtigt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn der Stellvertreter weitreichende Entscheidungsbefugnisse hat, die erhebliche Auswirkungen auf die WEG-Organisation haben können.

Vom Stimmrecht ausgeschlossene Eigentümer können dieses nicht mittels Vollmacht auf einen Bevollmächtigten übertragen

Es ist nicht möglich das Stimmrecht per Vollmacht weiterzugeben, wenn der Eigentümer vom Stimmrecht ausgeschlossen ist. Auch nicht, wenn gemäß Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung eine Weitergabe entsprechen der Vertreterklausel vorgesehen wäre. Der Grund: Er würde mehr Rechte übertragen, als ihm selbst zustehen.

Laut § 25 Abs. 4 WEG Deutschland ist ein Wohnungseigentümer nicht stimmberechtigt, wenn:

• die Beschlussfassung ein Rechtsgeschäft mit ihm bezüglich der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums betrifft
• die Beschlussfassung einen Rechtsstreit der anderen Wohnungseigentümer gegen ihn zum Gegenstand hat
• er zur Entziehung des Wohnungseigentums nach § 17 WEG rechtskräftig verurteilt wurde

In Österreich gilt eine ähnliche Regelung.

Wie reicht man eine Vollmacht für eine WEG-Versammlung ein?

Deutschland: Nach § 25 Abs. 3 WEG Deutschland kann eine Stimmrechtsvollmacht in Textform erteilt werden. Die Schriftform ist nicht mehr erforderlich, in Deutschland ist seit 1.12.2020 die Textform ausreichend. Dies ermöglicht den Nachweis gegenüber dem Verwalter und vermeidet Beweisschwierigkeiten bei möglicher Überschreitung der Vertretungsmacht. Alternativ kann der Eigentümer die Schriftform wählen.

Österreich: Gemäß § 24 Abs. 2 WEG Österreich ist die schriftliche Erteilung der Vollmacht erforderlich. Eine digitale Übermittlung ist möglich, jedoch muss das Original mit eigenhändiger Unterschrift spätestens 14 Tage nach der Eigentümerversammlung nachgereicht werden. Scans oder Faxe sind nach hiesiger Meinung zulässig. Vollmachten via WhatsApp oder SMS hingegen nicht, sofern die schriftliche Vollmacht nicht nachgereicht wird.

Exkurs: Was unterscheidet Text- und Schriftform?

Schriftform: Ein gesetzliches Formerfordernis, das verlangt, dass das Dokument schriftlich verfasst und von den Beteiligten persönlich mit vollem Namen unterschrieben wird.

Textform: Eine weniger strenge Form, bei der eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger ausreicht. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich, wodurch auch E-Mails oder SMS möglich sind. Im Gegensatz zur Schriftform ist hier keine Unterschrift nötig, was die Nutzung neuer Medien ermöglicht.

Was sollte eine Vollmacht beinhalten?

Die Vollmacht für die Wohnungseigentümerversammlung sollte mindestens enthalten:

• Bezeichnung der WEG und Anschrift
• Name des Eigentümers
• Name des Bevollmächtigten
• Allgemeine Informationen zur Eigentümerversammlung (Ort, Datum, Zeit)

Optional:

• Handlungsanweisungen für den Bevollmächtigten wie z.B. Abstimmungsverhalten bei geplanten Beschlüssen laut Tagesordnung
• Unterschrift: Diese ist laut § 25 Abs. 3 WEG in Deutschland nicht zwingend. In Österreich muss die Vollmacht vom Eigentümer bzw. bei einer Eigentümerpartnerschaft von beiden Eigentümern eigenhändig unterschrieben sein.

Wie erwähnt - es empfiehlt sich, der Vollmacht schriftliche Anweisungen zum Abstimmungsverhalten bei einzelnen Beschlussanträgen beizufügen. Dies vermeidet Interpretationsspielraum und gewährleistet, dass die Wünsche des Eigentümers genau vertreten werden. Da die Tagesordnung vor jeder Eigentümerversammlung vorliegt, kann der Eigentümer die Themen in Ruhe durchdenken und dem Bevollmächtigten klare Anweisungen geben.

Was ist eine Untervollmacht?

Eine Untervollmacht ermöglicht dem Bevollmächtigten, seine Vollmacht an eine dritte Person weiterzugeben.

Beispiel: Frau Müller, eine Wohnungseigentümerin, kann nicht teilnehmen und bevollmächtigt ihre Tochter an der Eigentümerversammlung teilzunehmen. Die Tochter erkrankt jedoch kurz vor der ETV und erteilt ihrem Bruder eine Untervollmacht. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Bruder nun Frau Müller bei der Eigentümerversammlung vertreten.

Untervollmachten dürfen vom Bevollmächtigten nur erteilt werden, wenn die ursprüngliche Vollmacht dies vorsieht. Auch hier muss die Gemeinschaftsordnung beachtet werden: Untervollmachten sind nur zulässig, wenn sie nicht erwähnt oder ausdrücklich erlaubt sind.

Vollmacht mehrere Eigentümer?

Wenn eine Immobilie mehreren Eigentümern gehört (z. B. Ehepaaren oder Erbengemeinschaften), ist die Vollmachtserteilung besonders relevant. Laut Gesetz können nur ordnungsgemäß legitimierte Vertreter das Stimmrecht in der Eigentümerversammlung wahrnehmen. In diesen Fällen gelten folgende Besonderheiten:

• Gemeinsame Entscheidungspflicht: Bei mehreren Eigentümern ist in der Regel die Zustimmung aller Miteigentümer erforderlich, bevor eine Vollmacht erteilt wird. Dies ist besonders relevant, wenn wichtige Beschlüsse anstehen, die erhebliche finanzielle oder rechtliche Konsequenzen haben.
• Zustimmung aller Eigentümer: In Deutschland und Österreich müssen bei einer Eigentümerpartnerschaft alle Beteiligten die Vollmacht unterschreiben, um die Gültigkeit sicherzustellen. Fehlt eine Unterschrift, ist die Vollmacht ungültig und somit auch die Stimmrechte des Bevollmächtigten.
• Individuelle Weisungen: Um Streitigkeiten zu vermeiden, können Eigentümer spezifische Abstimmungsvorgaben in die Vollmacht aufnehmen. So wird sichergestellt, dass der Bevollmächtigte nur im Sinne aller Eigentümer handelt.
• Prüfung durch den Verwalter: Der Verwalter ist berechtigt, Vollmachten vor der Versammlung zu prüfen. Besonders bei mehreren Eigentümern sollte die Vollmacht rechtzeitig eingereicht werden, um Verzögerungen oder Streitfragen zu vermeiden.

Wann kann eine Vollmacht abgelehnt werden?

Verwalter oder Versammlungsleiter sind verpflichtet, die Vollmacht während der Eigentümerversammlung zu prüfen und können deren Vorlage verlangen. Der Bevollmächtigte muss die Vollmacht daher zur Versammlung mitbringen.

Eine gängige Alternative ist, dass der Eigentümer seine Zustimmung zur Vertretung direkt an den Versammlungsleiter (meist den Verwalter) sendet, z.B. per eMail oder SMS. In diesem Fall muss der Bevollmächtigte keine physische Vollmachturkunde vorzeigen. (In Österreich muss der Bevollmächtigte die Vollmacht mitbringen, da die Schriftform verlangt wird.)

Dies gilt auch, wenn der Bevollmächtigte die Vollmacht bereits bei früheren Versammlungen vorgelegt hat und als Vertreter des Eigentümers bekannt ist. In solchen Fällen kann eine beim Verwalter hinterlegte Dauervollmacht erteilt werden.

Kann der Vertreter die Vollmacht nicht vorlegen, kann die Hausverwaltung die Teilnahme des Bevollmächtigten an der ETV ablehnen und seine Stimme ist ungültig. Auch kann ein Bevollmächtigter mit Vollmacht abgelehnt werden, wenn die Vollmacht laut Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung keine Gültigkeit besitzt.

Tipps für eine effektive Teilnahme mit Vollmacht

Hier einige Hinweise für eine wirksame Teilnahme an einer Eigentümerversammlung mit Vollmacht:

1. Klare Anweisungen geben: Informieren Sie den Bevollmächtigten genau über Ihre Erwartungen.
2. Vorabgespräch: Teilen Sie Ihrem Vertreter Ihre Anliegen und Bedenken im Vorfeld mit. So kann er Ihre Interessen besser vertreten und ist gut vorbereitet.

Vollmacht Eigentümerversammlung - PDF Vorlage zum Download

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