Die Wohnungseigentümerversammlung (kurz ETV) ist das Herzstück der Eigentümergemeinschaft. Hier treffen die Eigentümer wichtige Entscheidungen zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Zu den Hauptthemen der Versammlung gehören:

• Prüfung der Jahresabrechnung (Gesamt- und Einzelabrechnungen)
• Festlegung des Wirtschaftsplans
• Auswahl des Verwalters
• Ernennung des Verwaltungsbeirats
• Planung von Bauvorhaben.

In Deutschland muss der WEG-Verwalter jährlich mindestens eine Versammlung einberufen. In Österreich ist dies alle zwei Jahre Pflicht. Laut § 24 Abs. 6 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) müssen alle Beschlüsse in einem Protokoll festgehalten werden.

Inhalt des Versammlungsprotokolls

Protokolle von Eigentümerversammlungen zählen zu den wichtigsten Dokumenten einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie geben jedem Eigentümer einen Überblick über besprochene Themen und beschlossene Maßnahmen. Auch beim Wohnungsverkauf spielen sie eine bedeutende Rolle. Potenzielle Käufer nutzen die Protokolle, um sich über die Lage in der Gemeinschaft zu informieren, da sie vergangene Entscheidungen und zukünftige Pläne enthalten.

Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt sowohl in Deutschland als auch in Österreich die Erstellung eines Protokolls vor. In Deutschland ist zusätzlich eine Beschluss-Sammlung erforderlich (§ 24 (7) WEG Deutschland), in Österreich hingegen ist die Beschluss-Sammlung zwar nicht erforderlich, aber ebenso sinnvoll.

Welche Punkte muss das ETV-Protokoll enthalten?

Hier die wichtigsten Bestandteile: Name und Adresse der Wohnungseigentümergemeinschaft. Datum und Uhrzeit der Eigentümerversammlung Versammlungsort Name des Versammlungsleiters Name des Protokollführers (falls nicht identisch mit dem Versammlungsleiter) Tagesordnung mit eventuellen Notizen des Versammlungsleiters oder Protokollführers während der Versammlung Detaillierte Auflistung der Beschlussanträge und Abstimmungsergebnisse zur Vermeidung späterer Diskussionen Anwesenheitsliste der Eigentümer - in Deutschland zusätzlich Angabe der vertretenen Miteigentumsanteile pro Eigentümer

Das Protokoll und die Beschluss-Sammlung

Die Beschluss-Sammlung ist in Deutschland verpflichtend und dient besonders der Dokumentation von Umlaufbeschlüssen gemäß § 23 (3) WEG Deutschland, die nicht in einer Versammlungsniederschrift erfasst werden können. Auch gerichtliche Entscheidungen nach § 43 WEG müssen in der Beschluss-Sammlung eingetragen werden.

Das WEG-Änderungsgesetz 2007 führte die Beschluss-Sammlung zusätzlich zum Versammlungsprotokoll ein. Das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) von 2020 behielt diese Regelung bei.

Beschlüsse müssen unverzüglich nach Beendigung der Abstimmungsfrist in die Beschluss-Sammlung eingetragen werden. Hinsichtlich Geschäftsordnungsbeschlüsse ist anzumerken, dass diese in das Versammlungsprotokoll, nicht in die Beschluss-Sammlung gehören.

In Österreich ist keine Beschluss-Sammlung erforderlich, macht aber als Service-Dienstleistung gegenüber Eigentümern in Österreich ebenso Sinn.

Exkurs: Welche Protokollarten gibt es?

Das Kurzprotokoll

Bei Kurzprotokollen ist es ratsam, eigene Ideen und Lösungen nicht vorschnell zu präsentieren. Dies könnte Diskussionen vorzeitig beenden, da Teilnehmer denken könnten, eine Entscheidung sei bereits gefallen. Kurzprotokolle sind prägnant, übersichtlich und dennoch präzise.

Das Wortprotokoll

Ein Wortprotokoll, auch Transkript genannt, erfasst jedes gesprochene Wort einer Besprechung. Es folgt dem Gesprächsverlauf und nicht unbedingt der Tagesordnung. Solche detaillierten Protokolle finden vor allem in Gerichtssälen oder im Parlament Verwendung, wo eine exakte Wiedergabe des Gesagten wichtig ist.

Das Verlaufsprotokoll

Verlaufsprotokolle sind ebenfalls ausführlich und können auch Informationen enthalten, die für das Meetingziel nicht zwingend nötig sind. Sie sind besonders nützlich, wenn später der Entscheidungsprozess nachvollzogen werden soll. Themenfreie Diskussionen werden nicht aufgenommen. Diese Protokolle beinhalten auch Maßnahmen und eine Teilnehmerliste.

Beschlussprotokoll

Diese Protokollart fasst nur die Ergebnisse und Beschlüsse zusammen, ohne die dazugehörigen Diskussionen zu dokumentieren. Sie enthalten einen Bericht über umgesetzte und geplante Maßnahmen seit dem letzten Treffen, wobei die Verantwortlichen für künftige Aktionen vermerkt werden.

Für Eigentümerversammlungen empfiehlt sich ein Beschlussprotokoll. Es reduziert Missverständnisse, da es sich auf Fakten konzentriert und keine wörtlichen Diskussionen wiedergibt.

Wer erstellt das Protokoll für eine Wohnungseigentümerversammlung?

Für die Protokollerstellung ist meist der Verwalter zuständig, da er die Versammlung einberuft und leitet. Das WEG-Gesetz schreibt dies jedoch nicht zwingend vor. Alternativ kann der Verwaltungsbeirat oder ein von der WEG ernannter Eigentümer als Schriftführer fungieren.

Wer muss das Protokoll der Eigentümerversammlung unterschreiben?

In Deutschland muss laut § 24 (6) WEG Deutschland das Protokoll einer Eigentümerversammlung vom Versammlungsleiter und einem Eigentümer unterzeichnet werden. Existiert ein Verwaltungsbeirat, ist zusätzlich dessen Unterschrift oder die seines Vertreters zur Bestätigung der Richtigkeit erforderlich. Bei einer selbstverwalteten WEG unterzeichnet der aus den Reihen der Mitglieder gewählte interne Verwalter die Niederschrift.

Konsequenzen eines fehlerhaften Versammlungsprotokolls

Bei einem fehlerhaften Protokoll hat jeder Eigentümer einen nicht fristgebundenen Anspruch auf Berichtigung durch den Ersteller. Nach einer Korrektur sollten alle Miteigentümer informiert werden. Fehler im Protokoll beeinflussen die Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse prinzipiell nicht. Beschlüsse einer Wohnungseigentümerversammlung bleiben auch nach ihrer Verkündung gültig.

Fristen für die Protokollerstellung 

Deutschland: Es gibt keine konkrete Frist für die Protokollerstellung oder die Eintragung von Beschlüssen in die Beschluss-Sammlung. Seit der WEG-Reform 2020 verlangt der Gesetzgeber gemäß § 24 (6) WEG Deutschland eine unverzügliche Erstellung. Der Versammlungsleiter sollte daher innerhalb von 1-2 Tagen alle Dokumente zur Eigentümerversammlung aufsetzen.

Österreich: In Österreich gibt es keine festgelegte Frist. Laut § 25 (3) WEG Österreich muss der Verwalter ein Protokoll über die Eigentümerversammlung erstellen und jedem Wohnungseigentümer gemäß § 24 WEG Österreich zukommen lassen.

Wie lange sind die Protokolle aufzubewahren?

Protokolle von Eigentümerversammlungen müssen dauerhaft im Original aufbewahrt werden. Warum? Die Niederschriften enthalten wichtige Informationen zur WEG, insbesondere zu Beschlüssen. Diese Beschlüsse sind für das Gemeinschaftseigentum und das Zusammenleben in der WEG von großer Bedeutung, auch für zukünftige Miteigentümer.

Zur Sicherheit sollten alle Protokolle digital gespeichert werden. Als Eigentümer sollten Sie zudem stets eine schriftliche Kopie für Ihre Unterlagen vom Versammlungsleiter anfordern.

Einsichtnahme in das Protokoll der Eigentümerversammlung

Deutschland: Wohnungseigentümer haben laut § 18 (4) WEG Deutschland jederzeit das Recht, die Versammlungs-Protokolle einzusehen. Dies gilt auch für andere Dokumente wie die Beschluss-Sammlung. Ihre Hausverwaltung darf Ihnen die Einsicht nicht verweigern, sonst droht eine außerordentliche Kündigung wegen Verstoßes gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung.

Österreich: Protokolle und Beschlüsse müssen im Haus für alle Wohnungseigentümer durch Aushang sichtbar gemacht werden. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die Einspruchsfrist gegen einen Beschluss. Gleichzeitig muss das Protokoll bzw. ein Beschluss dem Eigentümer auch per Post zugestellt werden.

Die Rolle der Technologie

Die Technologie spielt eine immer wichtigere Rolle bei der Aufzeichnung von Protokollen der Eigentümerversammlung. Es gibt viele Tools und Apps, die den Prozess der Protokollerstellung erleichtern können. Dazu gehören Notiz-Apps, Sprachaufzeichnungs-Apps und spezielle Protokollsoftware.

Diese Tools können es einfacher machen, während der Versammlung Notizen zu machen, und können dazu beitragen, dass das Protokoll genauer und vollständiger ist. Sie können auch dazu beitragen, das Protokoll schneller zu erstellen und zu verteilen.

Darüber hinaus kann die Technologie dazu beitragen, die Protokolle besser zu organisieren und zugänglicher zu machen. Sie können beispielsweise eine Cloud-basierte Lösung verwenden, um die Protokolle zu speichern und zu teilen. Dies macht es einfacher für die Eigentümer, auf die Protokolle zuzugreifen und sie zu überprüfen.

Tipps zur Verbesserung der Protokolle der Eigentümerversammlung

Es gibt viele Möglichkeiten, das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung zu verbessern. Hier sind ein paar Tipps:

1. Bereiten Sie sich im Voraus vor: Erstellen Sie eine detaillierte Tagesordnung und verteilen Sie sie an die Eigentümer, damit sie sich auf die Diskussionen vorbereiten können.

2. Machen Sie genaue und detaillierte Aufzeichnungen: Stellen Sie sicher, dass Sie genau aufzeichnen, wer was gesagt hat und welche Entscheidungen getroffen wurden.

3. Seien Sie unparteiisch: Das Protokoll sollte die Ansichten aller Eigentümer genau wiedergeben, ohne Voreingenommenheit.

4. Überprüfen und aktualisieren Sie das Protokoll regelmäßig: Stellen Sie sicher, dass das Protokoll immer genau und aktuell ist.

5. Nutzen Sie die Technologie: Verwenden Sie die verfügbaren Tools und Apps, um den Prozess der Protokollerstellung zu erleichtern und zu verbessern.