Die Immobilienbranche und speziell Hausverwaltungen stehen vor großen Herausforderungen: steigende Anforderungen, komplexe Verwaltungsprozesse und der Wunsch nach mehr Transparenz von Eigentümern. Digitalisierung und Automatisierung bieten Hausverwaltern die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. In diesem Artikel erfährst du, wie moderne Technologien den Arbeitsalltag erleichtern können und welche Tools besonders hilfreich sind.

Warum Digitalisierung für Hausverwalter wichtig ist

Die Digitalisierung bietet Hausverwaltern viele Vorteile, darunter:

• Zeitersparnis: Routineaufgaben lassen sich automatisieren, sodass Verwalter sich auf strategische Tätigkeiten konzentrieren können.
• Kostensenkung: Durch digitale Prozesse werden Druck- und Versandkosten reduziert, und manuelle Fehler minimiert.
• Flexibilität: Remote-Arbeit und mobile Anwendungen erleichtern den Zugriff auf Daten von überall aus.
• Transparenz: Eigentümer und Mieter können jederzeit auf Informationen zugreifen, was die Kommunikation verbessert

Wichtige Bereiche der Digitalisierung für Hausverwalter

Digitale Kommunikation

Die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern lässt sich durch digitale Kanäle effizienter gestalten. Kundenportale bieten eine zentrale Plattform für:

• Abruf von Dokumenten wie Abrechnungen oder Protokollen.
• Meldung von Schäden oder Anfragen.
• Transparente Nachverfolgung von Bearbeitungsständen.

Beispiel: Tools wie iDWELL oder casavi ermöglichen eine unkomplizierte Kommunikation zwischen Hausverwaltern und Eigentümern

Automatisierte Buchhaltung

Buchhaltung ist eine der zeitaufwendigsten Aufgaben in der Hausverwaltung. Automatisierte Softwarelösungen wie HausSoft, Domus oder WISO Hausverwalter übernehmen:

• Automatische Erfassung von Zahlungseingängen.
• Erstellung von Betriebskostenabrechnungen.
• Mahnwesen und Kontoführung.

Diese Tools sorgen für mehr Genauigkeit und reduzieren manuelle Fehlerquellen

Digitale Eigentümerversammlungen

Hybride oder rein digitale Eigentümerversammlungen ermöglichen eine flexible Teilnahme. Dies erhöht die Beteiligung und vereinfacht Abstimmungen. Plattformen wie vBeschluss bieten:

• Digitale Abstimmungen mit dokumentierter Nachvollziehbarkeit
• Automatisierte Abstimmungsprozesse, die fehlerfrei ablaufen, da keine manuelle Auswertung per Excel mehr notwendig ist
• Automatisierte Anwesenheitslisten
• Tools zur Identifizierung der Teilnehmer
• Protokollierung und 24/7 Archivierung der Beschlüsse
• Integrierte Videokonferenzsysteme

Schadenmanagement

Durch digitale Schadensmeldesysteme können Mängel schnell gemeldet und bearbeitet werden. Automatisierte Prozesse leiten die Meldung direkt an zuständige Dienstleister weiter und informieren den Mieter über den Bearbeitungsstatus. Vorteil: Reduzierung der Bearbeitungszeit und Verbesserung des Kundenservice

Automatisierte Tools helfen dabei, wiederkehrende Wartungsarbeiten und Fristen (z.B. für Rauchmelderprüfung, Heizungswartung) zu überwachen und rechtzeitig zu planen. Beispiel: Die Software iDWELL erinnert automatisch an anstehende Prüfungen und dokumentiert die durchgeführten Arbeiten

Einsatz von ERP-Systemen

Ein wichtiges Element für die Kernaufgaben der Verwaltung ist der Einsatz von Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP). Ein ERP ist eine umfangreiche Software, die verschiedene Funktionen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen zusammenfasst und diese an einem zentralen Ort speichert.

Es ermöglicht es dem Hausverwalter, unterschiedliche Formen der Datenintegration, Kontrolle und Analyse bereitzustellen. Eines der vielen Vorteile von ERP für Hausverwalter ist eine bessere Datenintegration. Dank des integrierten Systems können Hausverwalter alle risikorelevanten Informationen an einen zentralen Ort übertragen und auf Anfragen schnell reagieren. Dadurch können leichter Entscheidungen getroffen und die Kontrolle über die zentralen Datenbanken aufrechterhalten werden.

Ein weiterer Vorteil des Einsatzes eines ERP-Systems ist die Steigerung der Produktivität und der Rentabilität. Der Hausverwalter kann alle seine Arbeiten effizienter erledigen und schneller Fortschritte machen. Zahlungserinnerungen an Mieter können automatisiert versendet werden, weniger manuelle Kontrolle wird benötigt.

Zudem kann ein ERP-System Daten aus verschiedenen Quellen verarbeiten, was dem Hausverwalter mehr Zeit spart und ihm hilft, aktuelle Trends und Möglichkeiten schnell zu verstehen und zu nutzen.

Einsatz von CRM-Systemen

Customer Relationship Management-Systeme (CRM-Systeme) sind Unternehmens-Softwareanwendungen, die dazu dienen, Kundeninformationen zu speichern, zu verfolgen und zu verwalten. Sie helfen Unternehmen, mit ihren Kunden zu kommunizieren und zu verstehen, ob es Unzufriedenheit gibt und wie Kundeninteraktionen zu verbessern sind, um eine gute Kundenbindung aufzubauen und Umsatz zu erzielen. CRM-Systeme können auch Business Intelligence-Funktionen beinhalten, um Marketingstrategien, Sales-Strategien und analytischen Daten zu überwachen.

Ein gutes CRM-System hilft Hausverwaltern, eine große Anzahl von Liegenschaften sowie Einheiten zu verwalten, Immobilien zu bewerten, Mietverträge zu erstellen und zu verfolgen, die Zugriffsverwaltung auf die Immobilien für Eigentümer Vermieter sowie Mieter zu gewährleisten sowie die Korrespondenz zu automatisieren. Außerdem können CRM-Systeme auch helfen, zukünftige Investitionen besser zu planen und Prozesse zu standardisieren.

Dies unterstützt Hausverwalter wiederum, den Eigentümern bessere Renditen auf ihre Immobilieninvestitionen zu erzielen. CRM-Systeme sind somit für Hausverwaltungen ein unverzichtbares Werkzeug.

Image-Steigerung von Hausverwaltungen

Auch die Kunden entwickeln sich im Gebrauch von digitalen Anwendungen weiter. Durch digitale Werkzeuge können Hausverwalter ihren Kunden einen besseren und modernen Service bieten, indem sie ihnen online Zugang zu wichtigen Informationen und Dokumenten geben. Der Einsatz von digitalen Technologien in Hausverwaltungen verbessert somit auch das Image einer Hausverwaltung und hilft, neue, jüngere Kunden anzuwerben bzw. bestehende Kunden zu halten.

Herausforderungen bei der Digitalisierung

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen:

• Datenschutz: Die Einhaltung der DSGVO ist essenziell, vor allem bei der Nutzung von Cloud-Lösungen.
• Technische Hürden: Nicht alle Eigentümer oder Mieter sind digital affin.
• Implementierungskosten: Der Einstieg in digitale Lösungen erfordert eine Anfangsinvestition und Schulungen

Der Weg in die digitale Zukunft

Die Digitalisierung und Automatisierung bieten Hausverwaltern enorme Chancen, ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Die Vorteile liegen in der Zeitersparnis, Kostensenkung und einer verbesserten Kommunikation mit Eigentümern und Mietern.