Eigentümerversammlung online: Vor- und Nachteile

Die Eigentümerversammlung ist ein wichtiges Instrument der Selbstverwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier werden gemeinsame Entscheidungen über die Verwaltung und Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums getroffen. Doch wie kann man eine Eigentümerversammlung durchführen, wenn eine Pandemie wie Corona Präsenzveranstaltungen erschwert oder unmöglich macht?

Eine mögliche Lösung ist die online Eigentümerversammlung, die in Deutschland seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) im Dezember 2020 rechtlich möglich ist und in Österreich mit der WEG Novelle 2022 ermöglicht wurde.

Dabei handelt es sich um eine Mischform aus einer Präsenz- und einer Online-Versammlung, bei der ein Teil der Eigentümer vor Ort und ein anderer Teil bei der Eigentümerversammlung online per Videochat oder Telefon teilnimmt.

Doch welche Vor- und Nachteile hat diese Form der Versammlung für die Eigentümer und die Verwalter? Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.

Vorteile der Online-Eigentümerversammlung

• Flexibilität: Die Online Eigentümerversammlung bietet den Eigentümern mehr Flexibilität bei der Teilnahme. Sie können selbst entscheiden, ob sie persönlich oder digital an der Versammlung teilnehmen wollen. Das ist vor allem für Eigentümer vorteilhaft, die weit entfernt wohnen oder aus gesundheitlichen oder beruflichen Gründen nicht anreisen können.
• Vereinfachte Teilnahme: An der Eigentümerversammlung online teilnehmen zu können, vereinfacht die Teilnahme für die Eigentümer, die sich für die Online-Option entscheiden. Sie müssen sich nicht um Anreise, Parkplatz oder Kinderbetreuung kümmern. Sie können bequem von zu Hause oder von jedem anderen Ort aus teilnehmen, solange sie über eine stabile Internetverbindung verfügen. Sie können auch leichter zwischen verschiedenen Geräten wechseln, wenn sie zum Beispiel ihr Smartphone oder ihren Laptop nutzen wollen. Außerdem können sie die Versammlung aufzeichnen oder nachträglich ansehen, wenn sie etwas verpasst haben oder etwas wiederholen wollen.
• Zeitersparnis: Die Eigentümerversammlung online abzuhalten, kann Zeit für die Eigentümer und die Verwalter sparen. Die Eigentümer, die online teilnehmen, sparen sich die Zeit für die Anreise und das Warten. Sie können sich kurz vor Beginn der Versammlung einloggen und nach Ende der Versammlung ausloggen. Sie können auch die Versammlung pausieren oder verlassen, wenn sie andere Termine oder Verpflichtungen haben. Die Verwalter können die Versammlung schneller und einfacher organisieren und durchführen. Sie können die Unterlagen online verschicken und aktualisieren, die Abstimmungen online durchführen und auswerten, die Beschlüsse online protokollieren und versenden. Die Zeit für die Vor- und Nachbereitung der Versammlung kann dadurch reduziert werden.
• Erreichbarkeit: Die Online Eigentümerversammlung erhöht die Erreichbarkeit der Eigentümer. Durch die Möglichkeit der Online-Teilnahme können mehr Eigentümer an der Versammlung teilnehmen und ihre Stimme abgeben. Das kann die Beschlussfähigkeit und die Legitimität der Versammlung verbessern.
• Kostenersparnis: Die Online Eigentümerversammlung kann Kosten für die Eigentümer und die Verwalter sparen. Die Eigentümer, die online teilnehmen, sparen sich die Kosten für die Anreise, das Parken oder die Kinderbetreuung. Verwalter können einen kleineren oder günstigeren Raum buchen, da weniger Präsenzteilnehmer erwartet werden. Außerdem können sie Kosten für Druck und Versand von Unterlagen sparen, indem sie diese online zur Verfügung stellen. Die Kosten für die Software oder die technische Ausstattung sind meist geringer als die Kosten für eine reine Präsenzversammlung.
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• Anpassbarkeit: Die Online Eigentümerversammlung ist anpassbar an die jeweilige Situation. Je nach den geltenden Corona-Regelungen und dem Infektionsgeschehen kann die Anzahl der Präsenz- und Online-Teilnehmer variieren. So kann die Versammlung auch bei sich ändernden Bedingungen stattfinden.
• Modernität: Die Online Eigentümerversammlung ist ein Zeichen von Modernität und Digitalisierung. Sie zeigt, dass die WEG bereit ist, neue Technologien zu nutzen und sich den Herausforderungen der Zeit zu stellen. Das kann das Image und das Zusammengehörigkeitsgefühl der WEG stärken.
• Technologische Vorteile: Die Online Eigentümerversammlung nutzt die technologischen Vorteile der digitalen Kommunikation. Sie ermöglicht den Eigentümern, verschiedene Funktionen zu nutzen, die die Versammlung effizienter und interaktiver gestalten können. Zum Beispiel können sie Dokumente oder Präsentationen online einsehen oder teilen, Fragen oder Kommentare per Chat oder Mikrofon stellen, Umfragen oder Abstimmungen per Klick durchführen oder Feedback oder Anregungen per E-Mail oder Formular geben. Außerdem können sie die Versammlung aufzeichnen oder nachträglich ansehen, wenn sie etwas verpasst haben oder etwas wiederholen wollen.

Nachteile der Online Eigentümerversammlung

• Aufwand: Viele denken, dass die Online Eigentümerversammlung einen höheren organisatorischen und technischen Aufwand erfordert, als eine reine Präsenzversammlung. Der Verwalter muss sowohl einen geeigneten Raum buchen als auch eine geeignete Software auswählen und bereitstellen. Zudem muss er sicherstellen, dass alle Eigentümer über die Modalitäten der Online-Teilnahme informiert sind und dass diese datenschutzkonform erfolgt. Wenn man dies aber weiterdenkt, ergeben sich auch noch andere Möglichkeiten und im Gegenteil - recht hohe Einsparungsmöglichkeiten: So ist zum Beispiel eine extra Raummiete im örtlichen Gasthaus für größere Versammlungen nicht mehr nötig. Die Anzahl der tatsächlich vor Ort anwesenden Eigentümer werden sehr gering sein. Somit benötigt man bestenfalls den internen Besprechungsraum. Alle Teilnehmer müssen nicht mehr in einem Raum sitzen. Das gilt auch für die Mitarbeiter. So kann zum Beispiel der Moderator in seinem eigenen Zimmer sitzen, und der Protokollführer ganz woanders.
• Komplexität: Die Online Eigentümerversammlung erhöht die Komplexität der Versammlungsleitung und -durchführung. Der Verwalter muss sowohl die Präsenz- als auch die Online-Teilnehmer im Blick behalten und für eine gute Kommunikation sorgen. Er muss auch darauf achten, dass alle Teilnehmer die Tagesordnungspunkte, die Abstimmungen und die Beschlüsse nachvollziehen können. Zudem muss er eventuelle technische Probleme oder Störungen beheben oder vermeiden. Da aber mittlerweile Systeme ohne Hardware-Anforderungen zur Verfügung stehen (Software as a Service, kurz "SaaS"), und über Handy ohne App, Tablet, Laptop, PC aufgerufen und auch Beschlüsse gefasst werden können, hat sich die Komplexität für hybride Eigentümerversammlungen extrem verringert. Im Idealfall werden die Liegenschaft und Eigentümer binnen Minuten angelegt, und die Versammlung kann sofort beginnen.
• Rechtssicherheit: Man sage, dass die Online Eigentümerversammlung ein höheres Risiko von rechtlichen Streitigkeiten oder Anfechtungen birgt, als eine reine Präsenzversammlung. Das liegt daran, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Online-Teilnahme bis vor kurzem noch nicht vollständig geklärt waren. Mittlerweile ist die geklärt. Seit 2020 sind Online Eigentümerversammlungen in Deutschland erlaubt, ab 2022 auch in Österreich.
• Andere Sachen: auf die geachtet werden muss: Zum Beispiel muss in Deutschland ab Winter 2024/2025 die Eigentümergemeinschaft vorab einen Beschluss mit 75% Mehrheit fassen, der die reine Online-Teilnahme ermöglicht.
  Außerdem muss die Ladungsfrist von drei (Deutschland) bzw. zwei (Österreich) Wochen eingehalten werden.
  Zudem muss die Identität und die Stimmberechtigung der Online-Teilnehmer sichergestellt werden. Wenn diese oder andere Voraussetzungen nicht erfüllt sind, können die gefassten Beschlüsse unwirksam sein oder angefochten werden.

Fazit

Die Online Eigentümerversammlung ist eine innovative und flexible Möglichkeit, die Selbstverwaltung einer Eigentümergemeinschaft zu gewährleisten. Sie bietet den Eigentümern mehr Wahlmöglichkeiten bei der Teilnahme und kann die Erreichbarkeit und die Beschlussfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft erhöhen.