Präsenzveranstaltung oder digitale ETV? Beides!

Die Durchführung von Eigentümerversammlungen (ETVs) kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Einerseits gibt es die klassische Präsenzveranstaltung, bei der alle Teilnehmer physisch anwesend sind. Andererseits besteht die Möglichkeit, sich digital per Videokonferenz zu einer ETV dazuzuschalten. Bei der digitalen Durchführung kann zwischen einer hybriden Variante, bei der einige Teilnehmer vor Ort sind und andere online teilnehmen, und einer reinen Online-Veranstaltung unterschieden werden.

 

Präsenzveranstaltung  - ein “Face-to-Face” Event

Bei einer Präsenzveranstaltung treffen sich alle Eigentümer persönlich an einem Ort, um die ETV abzuhalten. Diese Art der Versammlung hat den Vorteil, dass ein direkter Austausch stattfinden kann. Die Teilnehmer können sich in die Diskussion einbringen, Fragen stellen und Meinungen austauschen. Zudem ermöglicht eine Präsenzveranstaltung eine direkte Abstimmung vor Ort. Jeder Eigentümer hat die Möglichkeit, seine Stimme persönlich abzugeben und so aktiv an den Beschlüssen teilzunehmen.

Präsenzveranstaltungen lassen sich sehr leicht auch mittels digitaler Tools wie vBeschluss organisieren und durchführen. Einige der möglich Vorteile dadurch:

1. Tagesordnung und Protokoll aus einem Guss - kein Word oder PowerPoint benötigt
2. Anwesenheitslisten automatisiert erstellen - kein Scanner oder PDF-Programm benötgt.
3. Automatische Berechnung der Abstimmungsergebnisse - keine Excel benötigt
4. Kinderleichte Erstellung von Umlaufbeschlüssen
5. Tagesordnung für Eigentümer immer parat - am Handy, Tablet, Laptop
6. Optional: Einbindung von Eigentümern per Videokonferenz in die Präsenzveranstaltung

 
In diesem Beispielvideo sehen Sie, wie Sie vom digitalen Tool "vBeschluss" auch bei ETV-Präsenzveranstaltungen für profitieren:

Digitale ETV – Effizienz und Flexibilität

Im Gegensatz zur Präsenzveranstaltung ermöglicht die digitale ETV eine Teilnahme von jedem beliebigen Ort aus. Die Teilnehmer können sich per Videokonferenz zuschalten und so an der Versammlung teilnehmen, ohne physisch anwesend zu sein. Diese Art der Durchführung bietet verschiedene Vorteile.

 

Hybride ETV – Die Kombination aus Präsenz und digitaler Teilnahme

Eine hybride ETV vereint die Vorteile der Präsenzveranstaltung und der digitalen Teilnahme. Dabei sind sowohl Eigentümer vor Ort als auch online zugeschaltete Teilnehmer anwesend. Diese Form der Versammlung ermöglicht es, flexibel auf die Bedürfnisse der Teilnehmer einzugehen. Einige Eigentümer können persönlich anwesend sein, während andere sich digital zuschalten. Diese Kombination aus Präsenz und digitaler Teilnahme ermöglicht einen effizienten Austausch und eine breitere Beteiligung.

 

Unterschiede in der Durchführung

Die Durchführung einer Präsenzveranstaltung und einer digitalen ETV unterscheidet sich in verschiedenen Aspekten. Bei einer Präsenzveranstaltung ist es notwendig, einen geeigneten Veranstaltungsort zu finden und die Teilnehmer entsprechend einzuladen. Zudem müssen Räumlichkeiten für die Versammlung bereitgestellt werden, um eine angemessene Umgebung für Diskussionen und Abstimmungen zu gewährleisten.

Bei einer digitalen ETV hingegen ist es wichtig, ein geeignetes Videokonferenztool auszuwählen, das den Anforderungen der Versammlung gerecht wird. Die Teilnehmer müssen über die technischen Voraussetzungen verfügen, um sich online zuschalten zu können. Das Tool sollte ohne iPhone- oder Android-App nutzbar sein, um die Akzeptanz bei Eigentümern zu erhöhen und die technische Schwelle niedrig zu halten. Zudem müssen Datenschutzbestimmungen beachtet und geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um eine sichere Kommunikation zu gewährleisten.

 

Präsenzveranstaltung vs. digitale ETV: Ein Vergleich

Sowohl die Präsenzveranstaltung als auch die digitale ETV haben ihre Vor- und Nachteile.

 

Vorteile der Präsenzveranstaltung

Direkter Austausch und persönliche Interaktion
Präsenzveranstaltungen bieten den Teilnehmern die Möglichkeit, sich persönlich zu treffen und direkt miteinander zu interagieren. Dies ermöglicht einen direkten Austausch von Ideen, Fragen und Meinungen. Durch den persönlichen Kontakt entsteht eine Verbindung zwischen den Teilnehmern, was zu einem besseren Verständnis und einer effektiveren Zusammenarbeit führen kann.

 

Möglichkeit zur direkten Abstimmung vor Ort

Ein weiterer großer Vorteil von Präsenzveranstaltungen ist die Möglichkeit zur direkten Abstimmung vor Ort. Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, seine Stimme persönlich abzugeben und so aktiv an den Beschlüssen teilzunehmen. Dies fördert die Transparenz und die demokratische Entscheidungsfindung innerhalb der Gemeinschaft.

 

Klärung von Fragen und Diskussion in Echtzeit

Während einer Präsenzveranstaltungen können Fragen sofort geklärt und Diskussionen in Echtzeit geführt werden. Teilnehmer können ihre Bedenken oder Meinungen direkt äußern und erhalten sofort Rückmeldung von anderen Teilnehmern. Dadurch können Missverständnisse vermieden und eine effiziente Kommunikation gewährleistet werden.

 

Persönlicher Kontakt und Aufbau von Beziehungen

Bei Präsenzveranstaltungen haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich persönlich kennenzulernen und Beziehungen aufzubauen. Der persönliche Kontakt ermöglicht es den Teilnehmern, einander besser zu verstehen und Vertrauen aufzubauen. Dies kann zu einer verbesserten Zusammenarbeit und einer angenehmeren Atmosphäre innerhalb der Gemeinschaft führen.

 

 

 

Vorteile der digitalen ETV

 

Flexibilität und Teilnahme von jedem beliebigen Ort aus

Eine der größten Vorteile digitaler Eigentümerversammlungen ist die Möglichkeit zur Teilnahme von jedem beliebigen Ort aus. Durch den Einsatz von Videokonferenztools können sich Eigentümer bequem von zu Hause oder ihrem Büro aus zuschalten und an der Versammlung teilnehmen. Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität und erleichtert es Eigentümern, trotz räumlicher Distanz aktiv an den Beschlüssen teilzunehmen.

 

Kosten- und zeiteffizient

Digitale Eigentümerversammlungen bieten erhebliche Kosteneinsparungen im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen. Die Miete eines Veranstaltungsortes entfällt, ebenso wie Reisekosten für die Teilnehmer. Darüber hinaus können digitale Versammlungen in der Regel in kürzerer Zeit abgehalten werden, da keine zusätzlichen Zeiten für An- und Abreise erforderlich sind. Dies spart Zeit für alle Beteiligten und ermöglicht eine effiziente Durchführung der Versammlung.

 

Möglichkeit zur Aufzeichnung und späteren Nachverfolgung der Versammlung

Ein weiterer Vorteil digitaler Eigentümerversammlungen ist die Möglichkeit zur Aufzeichnung und späteren Nachverfolgung der Versammlung. Durch die Aufzeichnung können Eigentümer, die nicht teilnehmen konnten, die Versammlung zu einem späteren Zeitpunkt ansehen und Informationen aus erster Hand erhalten. Dies fördert die Transparenz und ermöglicht eine umfassende Informationsbasis für alle Teilnehmer.

 

Breitere Beteiligung und höhere Teilnehmerzahl möglich

Digitale Eigentümerversammlungen ermöglichen eine breitere Beteiligung und eine höhere Teilnehmerzahl. Oftmals ist es für Eigentümer aufgrund von beruflichen oder privaten Verpflichtungen schwierig, an Präsenzveranstaltungen teilzunehmen. Durch die Möglichkeit der digitalen Teilnahme können mehr Eigentümer an der Versammlung teilnehmen und so ihre Meinung und Interessen vertreten. Dies führt zu einer umfassenderen Diskussion und einer höheren Legitimation der gefassten Beschlüsse.

 

Digitale Tools für Präsenzveranstaltungen am Beispiel vBeschluss

Um die digitale Durchführung von ETVs effizient zu gestalten, bietet prop.ID mit vBeschluss ein maßgeschneidertes Tool an, das speziell auf die Bedürfnisse von Immobilienverwaltern zugeschnitten ist. Mit vBeschluss können ETVs in Präsenz, digital oder hybrid abgewickelt werden, wobei alle Optionen abgedeckt sind.

Das Tool ermöglicht nicht nur die Durchführung von Videokonferenzen, sondern auch die digitale Abwicklung von Beschlüssen während der Versammlung. Die Ergebnisse werden automatisch generiert und können später nachverfolgt werden. Darüber hinaus bietet vBeschluss eine transparente und einfache Preisgestaltung, die auf die individuellen Bedürfnisse der Hausverwaltung zugeschnitten ist.

 

 

 

Von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung der Präsenzveranstaltung

Mit vBeschluss erstellen Sie die Tagesordnung, die Eigentümer bei der Präsenzveranstaltung gleich am Handy, Tablet oder Laptop vor Ort aufrufen können. Inklusive Bildanhang oder angehängte Dokumente wie Kostenvoranschläge, Abrechnungen, etc. Die Tagesordnung lässt sich im Anschluss zur ETV gleich in ein Protokoll umwandeln. Ein Tool für alles. Kein Word oder PDF-Programm mehr. PDFs werden automatisch erstellt.

 

Serienbrief inklusive

Der Versand der Tagesordnung oder des Protokolls für die Präsenzveranstaltung bzw. die Einladung für Umlaufbeschlüsse erfolgt heutzutage per eMail – auch bei vBeschluss. Zusätzlich können Sie diese Dokumente mit einem Knopfdruck ausdrucken, kuvertieren und per Post verschicken. Eine Serienbrief-Funktion ist in vBeschluss bereits inkludiert.

 

Moderator & Schriftführer – erleichterte interne Zusammenarbeit

Die Arbeit kann bei Präsenzveranstaltungen mittels vBeschluss ganz einfach aufgeteilt werden: Eine Person moderiert als Veranstaltungsleiter, ein anderer Mitarbeiter wurde als Schriftführer festgelegt. Beide Personen haben vollen Zugriff auf die Protokollnotizen. Beide können unabhängig voneinander diese während und nach der Präsenzveranstaltung am eigenen Computer bearbeiten.

 

Keine Anwesenheitslisten mehr organisieren

„Wer hat derzeit die Anwesenheitsliste? Bitte nach vorne reichen! Jetzt noch die Liste einscannen und mit dem Protokoll zusammenführen, dann bin ich fertig.“ …

Mit einem digitalen Tool wie vBeschluss können Sie sich das ersparen, denn alle Teilnehmer der Präsenzveranstaltung können sich am Handy, Tablet oder Laptop für die Tagesordnung einloggen und bestätigen dort die Teilnahme mit Namen und Unterschrift. Die so automatisch erzeugte Anwesenheitsliste wird automatisch in das finale Protokoll integriert. Kein scannen, erstellen und zusammenführen von PDFs mehr.

 

Beschlussfassung automatisch und ohne Excel-Sheets

Auch in einer Präsenzveranstaltung können Eigentümer mit Ihrem Handy, Tablet oder Laptop mit vBeschluss abstimmen. Der Vorteil: Als Hausverwalter sieht man bereits während der Abstimmung die Ergebnisse. Alle Beteiligten sehen nach der Abstimmung das finale Ergebnis. Bei fehlendem Quorum oder Unstimmigkeiten können Beschlüsse auch in einen Umlaufbeschluss, additiven Beschluss oder in eine unverbindliche Umfrage mit einem Knopfdruck umgewandelt werden.

Hat ein Eigentümer kein Handy oder Tablet bei sich, dann lassen sich Ergebnisse auch manuell hinzufügen. Eine Eingabe in Excel o.ä. und manuelle Auswertung der Ergebnisse ist nicht mehr notwendig.

 

Wer nimmt wirklich teil?

Niemand kennt jedes Gesicht zu jeder Wohnung. Dies gilt für Präsenzveranstaltungen genauso wie für digitale Eigentümerversammlungen über MS Teams, Google Meet, Zoom & Co.

Bei vBeschluss muss sich jeder Eigentümer mittels eigener eMail sowie persönlichem Passwort einloggen. Weiters muss bei jeder ETV auch der Name nochmals angegeben sowie digital unterschrieben werden. Somit weiß der Versammlungsleiter bzw. Schriftführer nicht nur, wer die teilnehmende Person ist, sondern kennt auch die zugehörige Wohnung, da diese Info in der Teilnehmerliste vermerkt ist.

 

Umlaufbeschlüsse mit bis zu 97% weniger Aufwand

Umlaufbeschlüsse können sich äußerst zeitaufwendig und mühsam gestalten. Vor allem, wenn man diese noch klassisch mit Posteinladungen durchführt, denn hierbei kann der Aufwand für die komplette Durchführung eines Umlaufbeschlusses schnell mal 10-12 Stunden betragen.

Ein angenehmer Nebeneffekt von vBeschluss ist, dass dieses Tool nicht nur für Präsenzveranstaltungen, sondern auch für Umlaufbeschlüsse verwendet werden kann, wobei sich der Arbeitsaufwand um bis zu 97% im Vergleich zur klassischen Durchführung reduzieren lässt!

 

Fristverlängerung für Umlaufbeschlüsse ohne Aufwand

Stellt sich heraus, dass die Teilnahme am Umlaufbeschluss zu gering ist, dann ist der Aufwand für die Fristerstreckung massiv, denn so wie beim erstmaligen Versand des Umlaufbeschlusses entsteht wiederum einiger Arbeitsaufwand. Der Vorteil einer digitalen Lösung: Mit einem kurzen Begleittext sowie Änderung der Abstimmungsfrist und nochmaligem Versand des Umlaufbeschlusses ist binnen Minuten dieser Job erledigt!

 

24/7 Online-Dokumentenarchiv

Auch wenn die Eigentümerversammlung als Präsenzveranstaltung abgehalten wird, schadet es nicht, seinen Eigentümern und Kunden ein Online-Dokumentenarchiv zur Verfügung zu stellen, wo sämtliche Protokolle und Beschlüsse 24/7 abrufbar sind.

 

Fazit

Die Wahl zwischen einer Präsenzveranstaltung und einer digitalen ETV hängt von verschiedenen Faktoren ab. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile, und es ist wichtig, die Bedürfnisse und Anforderungen der Teilnehmer zu berücksichtigen. Mit vBeschluss steht ein maßgeschneidertes Tool für hybride Eigentümerversammlungen zur Verfügung, das die Durchführung von ETVs effizient und flexibel gestaltet, da Präsenzveranstaltungen sowie digitale Videokonferenzen kombiniert werden können. So können Immobilienverwalter die Vorteile der digitalen Technologie nutzen und gleichzeitig den persönlichen Austausch und die direkte Abstimmung vor Ort sicherstellen.

Jetzt ist es an Ihnen, die richtige Entscheidung für Ihre ETVs zu treffen. Wählen Sie zwischen der klassischen Präsenzveranstaltung, der digitalen ETV oder einer hybriden Variante. Mit vBeschluss haben Sie das passende Tool an Ihrer Seite, um Ihre ETVs erfolgreich durchzuführen. Probieren Sie es jetzt aus und erleben Sie die Vorteile einer digital/hybriden Lösung für ETVs.