Eigentümerversammlungen gehören zum täglichen Geschäft für Hausverwaltungen. Die Möglichkeiten, wie eine Eigentümerversammlung abgehalten werden kann, ist aber gerade stark im Umbruch. Die Corona-Pandemie hat bei der Digitalisierung der Eigentümerversammlung stark nachgeholfen.

Hybride Eigentümer­versammlung - Was ist das?

Unter einer hybriden Eigentümerversammlung oder auch Hybridversammlung versteht man die Teilnahme an einer solchen Versammlung, in persönlicher oder aber in digitaler Form.

Was bedeutet nun hybride Eigentümerversammlung genau?

Für Eigentümer einer (oder auch mehrerer) Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus, finden von Zeit zu Zeit (meistens einmal im Jahr oder einmal alle zwei Jahre in Österreich), sogenannte Eigentümerversammlungen statt.

Zweck dieser Eigentümerversammlungen ist der Austausch der einzelnen Wohnungseigentümer, hinsichtlich notwendiger Maßnahmen, die jeden Eigentümer betreffen, die aber nur von der Eigentümergemeinschaft beschlossen werden können.

Dies können beispielsweise Renovierungsarbeiten an der Fassade sein, eine Solaranlage auf dem Dach, der mögliche Ein- beziehungsweise Anbau eines Aufzuges sowie ähnliche Dinge.

Generell werden bei einer Eigentümerversammlung alle Dinge entschieden, welche die gesamte Hausgemeinschaft betreffen und Eigentümer übergreifend zu regeln sind.

In der Regel werden dann alle anstehenden Maßnahmen in Form einer Tagesordnung abgearbeitet und jeder Miteigentümer wird (beziehungsweise ist schon im Vorfeld) darüber informiert, welche Kosten gegebenenfalls auf ihn zukommen.

Abschließend folgt dann eine Abstimmung, in der jeder Miteigentümer seine Zustimmung beziehungsweise Ablehnung bekunden kann. Danach kann die entsprechende Maßnahme dann umgesetzt werden oder eben nicht.

Eine solche Abstimmung hat aber bis vor einiger Zeit, immer die Anwesenheit des entsprechenden Eigentümers vorausgesetzt, um an einer solchen Versammlung teilnehmen zu können.

Die persönliche Anwesenheit ist allerdings nicht länger notwendig. Bei einer hybriden Eigentümerversammlung besteht die Möglichkeit, seine Anwesenheit sowie die Ausübung einer möglichen Entscheidung, via Internet durchführen zu können.

Wichtig ist es zu verstehen, dass eine Hybridversammlung eine zusätzliche Option darstellt, um von einem anderen Ort aus, an einer solchen Versammlung teilnehmen zu können. Es soll die herkömmlichen Eigentümerversammlungen nicht ersetzen, sondern nur, wie zuvor schon erwähnt, ergänzen.

Es ist eine sehr elegante Möglichkeit, die Teilnahme und eine mögliche Stimmausübung praktisch von jedem Punkt der Erde aus durchführen zu können. 

 

Rechtslage Österreich, Deutschland, Schweiz 

Die Möglichkeiten, eine Hybridversammlung abhalten zu können, werden für viele Eigentümer von Immobilien immer interessanter. Besonders da im Fall der Pandemie, es sind aber natürlich auch andere Fälle vorstellbar, eine persönliche Anwesenheit nicht mehr zwingend erforderlich ist. Allerdings stellt sich bei diesen neuen digitalen Möglichkeiten sehr schnell die Frage nach der Rechtslage.

In Deutschland sorgt die ab 1. Dezember 2020 in Kraft getretene Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) für Klarheit.

In § 23 der Wohnungseigentümerversammlung heißt es hier ganz klar, „Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können."

Damit ist in Deutschland klar geregelt, dass eine elektronische Wohnungseigentümerversammlung erlaubt ist (DSGVO Konformität sei vorausgesetzt) und die hier getroffenen Beschlüsse rechtskonform sind und somit Gültigkeit besitzen.

Ähnlich verhält es sich in der Schweiz: Durch die Verordnung 3 (818.101.24) über Maßnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus (Covid-19) vom 19. Juni 2020, ist nach Kapitel 4. Und Artikel 27, die Teilnahme an einer Versammlung auch in elektronischer Form möglich.

Voraussetzung ist allerdings, dass eine Mitteilung (in schriftlicher oder elektronischer Form) über die elektronische Form der Versammlung, mindestens vier Tage vor der Veranstaltung stattgefunden hat.

Ebenso gilt ab dem 01.01.2022 in Österreich, dass eine elektronische Teilnahme an Eigentümerversammlungen (§ 25 Abs. 2a WEG), möglich ist. Dies ist in der „WEG Novelle 2022" geregelt.

In Deutschland, der Schweiz sowie Österreich ist überall die Teilnahme an einer elektronischen Eigentümerversammlung möglich. Voraussetzung ist natürlich die Einhaltung der geltenden Vorschriften des entsprechenden Landes. 

Rechtskonforme Lösungen sind vorausgesetzt 

Ein wichtiger Punkt, den es zu beachten gilt, ist die Rechtskonformität der angestrebten Lösung. Eine Internetverbindung mit einer angeschlossenen Webcam alleine stellt dabei noch keine rechtskonforme Lösung dar.

Eine wichtige Voraussetzung für die rechtskonforme Durchführung einer Eigentümerversammlung in digitaler Form ist, dass die verwendeten Server in der EU und nicht außerhalb stehen.
Der nächste und gewichtigste Punkt ist die DSGVO Konformität. Die Durchführung einer Hybridversammlung muss absolut datenkonform sein, damit alle getroffenen Beschlüsse und Entscheidungen rechtlich einwandfrei und unanfechtbar sind.

Ebenfalls eine grundlegende Voraussetzung für eine solche Hybridversammlung ist die eindeutige Verifizierung der Benutzer. Jeder Teilnehmer an einer Eigentümerversammlung in digitaler Form muss eindeutig identifizierbar sein. Dies kann durch die Vergabe einer eindeutigen ID in Verbindung mit einem entsprechenden Passwort geschehen.

Ebenso sollte es möglich sein, das Fassen von Beschlüssen, elektronisch auszuwerten und beispielsweise eine Gewichtung der Beschlüsse nach Nutzwert vorzunehmen. 

Hybride Eigentümerversammlung Beschluss

In einer hybriden Eigentümerversammlung, bei der sowohl Präsenz- als auch Online-Teilnehmer zusammenkommen, gelten für die Beschlussfassung dieselben gesetzlichen Bestimmungen wie bei einer rein physischen Versammlung. Es müssen vor allem zwei Aspekte beachtet werden: die Beschlussfähigkeit der Versammlung und die rechtssichere Durchführung von Abstimmungen:

Beschlussfähigkeit sicherstellen

Damit eine hybride Versammlung beschlussfähig ist, müssen in Deutschland zumindest ein Eigentümer teilnehmen und in Österreich mindestens 33% der Miteigentumsanteile vertreten sein. Diese Regelung ist im deutschen Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sowie in der österreichischen WEG-Novelle 2022 verankert. Teilnehmer, die digital zugeschaltet sind, werden dabei genauso berücksichtigt wie die Anwesenden vor Ort.

Rechtssichere Abstimmung

Abstimmungen erfolgen entweder per Handzeichen vor Ort oder digital über geeignete Plattformen, die die Identifikation und Nachvollziehbarkeit sicherstellen. Speziell entwickelte Tools für hybride Versammlungen wie vBeschluss sorgen dafür, dass Stimmen automatisiert und korrekt gezählt und protokolliert werden. Ein Beschluss kann in Österreich auch während einer hybriden Versammlung in einen Umlaufbeschluss umgewandelt werden, wenn nicht alle Eigentümer zustimmen können​.

Formalien und Datenschutz

Die Einladung zur hybriden Versammlung muss detaillierte Angaben zu den technischen Zugangsdaten und zur Teilnahme enthalten. Zudem ist sicherzustellen, dass alle Eigentümer die Möglichkeit zur aktiven Teilnahme haben und die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden

Durch hybride Versammlungen lassen sich höhere Teilnahmequoten erreichen, wodurch sich die Teilnahme an Abstimmungen erhöht.

Software - Voraussetzungen

​Trotz flächendeckendem Internet und der Verbreitung der unterschiedlichsten Endgeräte, von Smartphone bis Laptop, gibt es noch zahlreiche Menschen, die sich mit der digitalen Welt schwertun.

Die zu favorisierenden Software- sowie Hardware-Lösungen sollten dementsprechend möglichst leicht und von jedem Teilnehmer zu erfüllen und zu bedienen sein. Es sollten nicht erst viele Funktionen erlernt werden müssen, um an der Eigentümerversammlung teilnehmen zu können.

Idealerweise wird überhaupt keine Software benötigt, die erst installiert und dann konfiguriert werden muss, ehe man sie verwenden kann. Zusätzlich sollte die „Software-Lösung" selbsterklärend und möglichst intuitiv zu bedienen sein. Die gewählte Lösung muss im idealen Fall auf jedem Endgerät lauffähig sein und alle benötigten Funktionen enthalten.

Lösungen, die diese Eigenschaften in sich vereinigen, sind in der Regel „Web-basierte" Lösungen mit den entsprechenden Funktionen. Dies bedeutet, der Teilnehmer muss lediglich ein Endgerät besitzen, mit dem er Zugang zum Internet hat. Das Endgerät sollte allerdings zu mindestens über ein Mikrofon und einen Lautsprecher verfügen, besser noch über eine Videokamera.

Im Internet genügt es dann, die entsprechende Internetseite aufzurufen und sich durch die Eingabe seiner Zugangsdaten zu verifizieren.

Eine leichte und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche ermöglicht es dem Teilnehmer problemlos mit den anderen Teilnehmern in Verbindung zu treten und auch alle wichtigen Informationen empfangen oder aber auch verteilen zu können.

Welche Videokonferenzsysteme werden gerne verwendet? 

Es gibt eine Vielzahl von Videokonferenzsystemen, die eine Teilnahme an einer Mitgliederversammlung in digitaler Form ermöglichen.

Prinzipiell könnte man jedes System verwenden, welches ein Videosignal mit dem zugehörigen Audiosignal übertragen und wiedergeben kann. Besonders die nachfolgenden Systeme werden häufig und gerne für Videokonferenzen genutzt:

• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet
• Skype
• WhatsApp
• Webex
• GoToMeeting
• Amazon Chime
• Bitrix24

Allerdings haben alle diese Systeme eines gemeinsam, sie sind nicht optimal auf die Bedürfnisse von Eigentümerversammlungen aus der Immobilien-Branche ausgelegt.

Es handelt sich in der Regel um Videokonferenzsysteme aus dem Projektmanagement mit der entsprechenden Funktionalität. So optimal diese Systeme im Rahmen von Projekten auch funktionieren mögen, so problematisch kann es im speziellen Fall einer Eigentümerversammlung, aus der Immobilien-Branche auch sein.

Ein wesentlicher Punkt bei den aufgeführten Konferenzsystemen ist, dass viele nicht DSGVO-konform betrieben werden können. Zusätzlich stehen die verwendeten Server oftmals rund um den Globus verteilt und befinden sich nicht in der EU.

Diese und noch weitere Punkte machen solche Lösungen nur sehr bedingt bis überhaupt nicht tauglich für den speziellen Anwendungszweck von digitalen Eigentümerversammlungen in der Immobilien-Branche. Mehr Informationen zu den Möglichkeiten mit digitalen Eigentümerversammlungen erhalten Sie auch auf unserer Seite:

 
Fazit

Eigentümer Versammlungen in digitaler Form sind auf dem Vormarsch und werden, auch „dank" Corona, in Zukunft eine immer wichtigere Rolle bei Eigentümerversammlungen spielen.

Auch die bereits vorhandenen Videokonferenzsysteme haben schon eindrucksvoll unter Beweis stellen können, wie einfach und sicher eine digitale Eigentümerversammlung heute zutage ablaufen kann.

Allerdings sind die vorhandenen Systeme meist überhaupt nicht auf die speziellen Anforderungen von Eigentümerversammlungen aus der Immobilien-Branche zugeschnitten. Es handelt sich zumeist um adaptierte Lösungen aus anderen Bereichen, die mehr oder weniger gut angepasst worden sind und meist eher eine Notlösung darstellen als die gewünschte Lösung.